Úřad, to už dávno není jenom budova plná úředníků, za nimiž osobně dochází občané vyřizovat své záležitosti. Prozíraví představitelé samosprávy vědomi si toho, že právě jejich městské a obecní úřady jsou všeobjímajícími institucemi vyřizujícími většinu běžných záležitostí obyvatel, již delší dobu pracují na tom, aby poskytované služby byly přívětivé, vstřícné, moderní a s jakousi přidanou hodnotou. Dlouho se tak dělo poněkud živelně, kdy předpisy příliš prostoru pro vylepšení nedovolovaly. A tak se alespoň zavádělo online objednávání k úředníkům, spouštěly se videopřenosy ze zastupitelstev, umožňovalo se průběžné sledování stavu podané žádosti, vyrozumívali se žadatelé o tom, že mají občanský průkaz připravený k vyzvednutí apod. Věci, které nikdo výslovně neukládal, ale které ti, kteří pochopili veřejnou správu jako službu veřejnosti, dělali rádi s cílem usnadnit spoluobčanům život. Doba se naštěstí změnila a ve volebním období, pro nějž jste získali zastupitelský mandát, by mělo dojít k vcelku převratným změnám na poli elektronizace veřejné správy jako celku.
Základem pro tuto přeměnu veřejné správy je dvojice celkem mladých právních předpisů: zákon o právu na digitální služby[1] a tzv. zákon DEPO[2].
23.1 Právo na digitální službu
Úprava práva na digitální služby se myšlenkově inspirovala ve Skandinávii a zavádí povinnost státu veškeré své služby poskytovat i v elektronické podobě – tedy v případě, že je to fakticky možné. Například sňatek tímto způsobem uzavřít nepůjde. Rovněž stanoví, že občané nadále nebudou muset dokládat údaje, kterými stát jako celek disponuje a může si je tedy obstarat sám, což klade na všechny orgány veřejné moci značné nároky z hlediska nastavení jednotného způsobu komunikace mezi jednotlivými systémy. V souvislosti s touto úpravou byla rovněž zavedena možnost elektronicky prokazovat identitu občana pomocí tzv. bankovní identity, zjednodušeně řečeno pomocí údajů, které většina z nás využívá k přístupu do elektronického bankovnictví.
Základní registry[3]
Stát už od roku 2010 shromažďuje velké množství údajů v tzv. základních registrech. Jedná se o čtveřici databází (registr osob, registr obyvatel, registr územní identifikace, adres a nemovitostí, registr práv a povinností), které shromažďují základní informace o právních subjektech, obyvatelích, území atd. Problematické je, že ačkoliv stát těmito informacemi disponuje, příliš je dosud nepropojuje, resp. pracuje s nimi jen v dílčích oblastech. To by se mělo díky zákonu o právu na digitální službu změnit, neboť orgány veřejné moci dostanou povinnost (ale vlastně i právo) s těmito informacemi průřezově pracovat.
23.2 DEPO
Změnový zákon DEPO provádí myšlenku elektronizace veřejné správy více v praktické podobě, a to úpravou více než 160 souvisejících právních předpisů. Jeho dopady směřují z velké části především do útrob fungování úřadů, nicméně zčásti se projevují i přímo ve vztahu k občanům, ať už například rozšířením okruhu osob, jimž jsou zřizovány datové schránky anebo pro někoho jistě zajímavou novou povinnost pro orgány veřejné moci, tj. aby veškeré údaje (které nepodléhají utajení ani nejsou jiným způsobem chráněny) publikovaly ve formátu otevřených dat, což umožní jejich další využití.
Zavádění elektronizace je plánováno postupně, v horizontu několika let, nicméně nepochybujte, že příslušní pracovníci vašeho obecního či městského úřadu už si s touto věcí jistě lámou hlavu a pracují na ní.
K čemu toto teoretické povídání na úvod? Ačkoliv to tak nemusí zvenku působit (a skutečně to tak asi nepůsobí), jsou to změny pro českou veřejnou správu vpravdě revoluční a jejich význam je nedocenitelný. Jsou totiž provedeny správným způsobem a jdou tím správným směrem. V první řadě připravují samotnou infrastrukturu elektronizace, legislativní oporu, požadavky na vzájemnou propojenost jednotlivých systémů, prokazování identity apod. Bez tohoto „podvozku“ by jakékoliv pokusy o posun veřejné správy do 21. století byly předem odsouzeny k zániku. Proto je jedině dobře, pokud vy jako volení zástupci, budete tento proces podporovat, a to včetně schválování potřebných finančních prostředků, aby i váš úřad měl na čem stavět a veřejná správa ve vámi spravované obci šla s dobou. Jamile vznikne zmíněná infrastruktura, možnosti jejího využití jsou veskrze široké.
23.3 Portál občana
Vstupní bránou k elektronickým službám veřejné správy je Portál občana. Jedná se o místo, které po ověření identity (datovou schránkou, elektronickou občankou či bankovní identitou) nabídne na jednom místě všechny dostupné služby, které aktuálně úřady nabízejí. Bez strukturálních změn, které přinesou výše zmíněné právní předpisy, se v tuto chvíli stále jedná spíše jen o ochutnávku věcí příštích, nahlédnutí na to, jaké by to jednou mohlo být, spravovat své úřední záležitosti se státem z domova. Nicméně už dnes lze v Portálu občana nalézt řadu užitečných služeb, například informace o držených dokladech, informace (i historické) z registru vozidel, náhled do katastru nemovitostí, informace o stavu bodového konta řidiče a některé další. Portál je koncipován jako modulární a rozšiřitelný prostor, do nějž lze zařazovat další a další služby, v závislosti na tom, co legislativa dovolí. Rovněž umožňuje správu přiřazené datové schránky a odesílání (prozatím) omezeného okruhu podání. Jednou z nejnovějších a nejzajímavějších služeb je možnost elektronicky požádat o nový řidičský průkaz – to už je praktická ukázka toho, kam bychom jednou měli ve veřejné správě dospět.
Speciálním druhem portálu je připravovaný Portál stavebníka. Půjde o vstupní bod do digitalizovaného stavebního řízení, od něhož si Ministerstvo pro místní rozvoj slibuje zjednodušení a zrychlení procesu povolování staveb. Stavebníci budou v tomto portálu moci činit úkony ve vztahu ke stavebnímu úřadu elektronicky, budou moci sledovat stav, v němž se jejich řízení nachází, budou upozorňováni na důležité události v rámci řízení a budou si moci procházet dostupné údaje o historii jednotlivých staveb. Bude rovněž možné předkládat projektové dokumentace v elektronické podobě, což bylo dosud značně obtížné a často zcela nemožné, vzhledem k limitům datových schránek.
Městský portál
Z pohledu představitele územní samosprávy je nesmírně zajímavá možnost přidat do Portálu občana funkce městského portálu. Samo město si totiž může vytvořit vlastní portálové řešení a propojit je s Portálem občana. Tím se opět rozšíří nabídka služeb „pod jednou střechou“ a město samotné nemusí řešit problematiku typu ověřování identity občana. To vše vyřeší „velký“ portál. Chcete občanům města či obce nabídnout možnost elektronicky komunikovat, činit podání prostřednictvím elektronických formulářů, sledovat stav jejich zpracování, poskytnout přehled poplatků, které by měl občan uhradit a umožnit jim je zaplatit platební kartou? Městský portál, postihující služby v působnosti města propojený s celostátním Portálem občana je tou správnou cestou. Pokud se po ní rozhodnete vydat, počítejte nicméně s tím, že tak jako se stát rozhodl vybudovat infrastrukturu pro poskytování elektronických služeb, tak bude muset, byť v řádově menším měřítku, učinit i vaše město. Náročnost záleží na konkrétních okolnostech, nicméně i v podmínkách městského úřadu musí dojít k propojení jednotlivých systémů (spisové služby, správy financí, dalších agendových systémů), aby nabízené služby fungovaly smysluplným způsobem.
Populární základní elektronické služby
Mezi elektronickými službami, obvykle poskytovanými městy a obcemi, je několik nejdůležitějších. Patří mezi ně:
Online objednávání na úřad – zcela zásadní (a už i základní) služba, která klientům úřadu umožní si návštěvu naplánovat na konkrétní čas a vyhnout se tak časově neohraničenému čekání. Neexistuje agenda, na kterou by se objednávat nedalo. Čím širší nabídka je, tím lepší. Dostupné časy je vhodné nejprve otestovat ve zkušebním provozu a ponechat nadále prostor pro neobjednané. Možná je i kombinace se sledováním aktuální vytíženosti jednotlivých pracovišť. Ideální je systém propojit s elektronickým kalendářem úředníka, který zároveň ohlídá jeho dostupné časy. V případě žádanějších agend, kde se tvoří fronty, je nezbytné systém kombinovat s vyvolávacím zařízením, které objednaným (i neobjednaným) klientům vydává pořadová čísla.
Elektronické formuláře na webu – v kombinaci s ověřením identity pomocí Portálu občana nabízí momentální vrchol české veřejné správy, a sice úplné elektronické podání, které zcela eliminuje papírovou formu a fyzickou návštěvu úřadu. Ale ani papír není sám o sobě k zahození, protože alespoň umožní připravit si formulář doma a na úřadě se zbytečně nezdržovat.
Platby kartou (mobilem, hodinkami) – další ze samozřejmostí dnešní doby, která se však úřadům často vyhýbá. Nejednou od nich vedení úřadu odrazuje představa souvisejících finančních nákladů, které „půjdou za městem“. Nicméně poplatky za provedené transakce nejsou zásadní a za komfort občanů rozhodně stojí. Vyšší úrovní je „městský e-shop“, který umožní z domova přes platební bránu uhradit například poplatky za psa, odpady apod.
Videopřenosy ze zastupitelstva – mohou být provozovány jako živý přenos z jednání nebo anonymizovaný záznam z jednání, v ideálním případě obojí. Zvyšují transparentnost počínání města, v některých případech zvyšují i zájem veřejnosti o dění v obci. Rozhodně zvyšují aktivitu zastupitelů. Osvědčilo se přenos neumisťovat pouze na web města, ale například i na jeho facebookový profil.
Geoportál města – podceňovaná, nicméně nesmírně přínosná služba s téměř neomezeným potenciálem pro rozvoj. Lze rozdělit na veřejnou a interní část (pro potřeby úřadu). Umožňuje zveřejnit územní a regulační plány ve vysoké kvalitě, ale jde v něm například i evidovat
a v mapě zobrazovat závazná stanoviska památkové péče, polohu laviček, provedené revize jednotlivých dětských hřišť apod. Systém nicméně bude fungovat pouze v případě, že se o něj bude příslušný pracovník systematicky starat a podporovat jeho využívání napříč úřadem. Kouzlo totiž tkví v aktuálnosti dat.
Rozklikávací rozpočet – elektronický rozpis rozpočtu, uveřejněný na webu města, umožňující návštěvníkům prozkoumat v různém stupni detailu hospodaření města. Data jsou čerpána přímo z ekonomického softwaru úřadu. Některé systémy nabízí i zveřejnění jednotlivých faktur, pak už záleží jen na představitelích města, do jakého detailu chtějí informace zveřejňovat. Podporuje transparentnost a pomáhá předejít zbytečným dotazům.
Hlášení závad – centrální a systémové řešení, které umožní směřovat připomínky občanů na ta správná místa (a ke konkrétním pracovníkům) roztříděná podle kategorií. Funguje zpravidla v prostředí webové stránky a mobilní aplikace. Vstřícné gesto, které usnadní úřadu práci a potěší občany.
23.4 Jak to bude fungovat
Jak bude elektronická veřejná správa v praxi vypadat? Obsah zůstane zachován, změní se jen způsoby, jak ho bude možné docílit. V okamžiku, kdy i při vzdáleném (elektronickém) kontaktu dokážeme bez pochybností ověřit identitu protistrany a nic nebrání tomu, aby občan vůči úřadu činil úkony takové, jaké by mohl provést například na přepážce. V tuto chvíli není cílem nahradit elektronicky například ústní jednání v situacích, kdy je to nezbytné, ale logicky se nabízí cesta umožňující činit elektronicky veškerá písemná podání, a to v plnohodnotné podobě, tj. bez nutnosti je například doplňovat vytištěné. Pojďme si to ukázat na konkrétních případech.
Už jsme hovořili o řidičském průkazu. Tento systém byl na naše poměry pokrokový už i dříve, a sice tím, že dokázal využít vaši fotografii, evidovanou v registru obyvatel. Pokud byla fotografie aktuální, objevila se i na vašem novém průkazu. Zde se elektronizace nabízí sama, tak proč nutit občana chodit na úřad, když od něj nepotřebujeme žádné další údaje. Aktuálně tedy stačí kliknout, vybrat si úřad, na němž si chci nový průkaz vyzvednout a je hotovo. Potenciálním rozšířením tohoto systému je možnost doručení vyhotoveného průkazu přímo na zvolenou adresu.
Chcete-li podat žádost o povolení zvláštního užívání komunikace, opět není důvod tak neučinit elektronicky. Proč nosit na úřad dopis s náčrtkem, když totéž lze odeslat z domova, pokud prokážete identitu žadatele? Rozhodnutí úřadu vám následně doputuje do datové schránky a věc je vyřešena.
Jedním z dalších užitečných projevů elektronizace veřejné správy je digitalizace daňového řízení, konkrétně portál Moje daně, který umožňuje například komunikovat s finanční správou či podávat elektronicky daňová přiznání, a to opět bez nutnosti papírové formy.
23.5 Stinné stránky elektronizace
Elektronizace s sebou nicméně nese i jisté stinné stránky, resp. problémy, na které je třeba myslet a počítat s nimi. Jedním ze základních je průkaznost elektronické zprávy v čase, resp. doba platnosti elektronického podpisu. Ta není neomezená a je proto nutné dobře volit řešení, jak elektronické dokumenty dlouhodobě uchovávat. Protože jsme v duchu ještě všichni fixováni na papírovou formu, jako první řešení nás pochopitelně napadne si elektronický dokument vytisknout, nicméně takový výstup nemá žádnou právní závaznost. Na trhu nicméně existují komerční řešení, která se o zprávy umějí dlouhodobě postarat. S jejich archivací v běžném množství pomůže i Portál občana. Pochopitelně zcela zásadní je tato problematika pro úřady samotné. Ty musejí o dokumenty pečovat podle zákona o archivnictví[4] a souvisejících předpisů, a proto na péči o digitální dokumenty vynakládají nemalé prostředky. Nicméně to je věc, která souvisí s digitalizací jejich práce a nemá smysl nad ní žehrat.
V neposlední řadě v souvislosti s elektronizací veřejné správy vyvstává důležitost tzv. kyberbezpečnosti, tj. ochrany elektronických systémů před zásahy zvenčí.[5] Opět se ovšem nejedná o principálně nic nového, neboť tak jako zamykáme budovy úřadů, aby se do nich nedostali nenechavci, chráníme nyní i naše moderní systémy.
Pokud však trváte na tištění elektronických dokumentů a chcete, aby si uchovaly závaznost elektronického originálu, musíte se vydat cestou tzv. autorizované konverze. Jedná se o proces, kdy autorizované pracoviště kontaktního místa veřejné správy (CzechPoint) ověří, že elektronický dokument (ověřený elektronickým podpisem, příp. datová zpráva) a tištěná kopie jsou shodné, což potvrdí otiskem razítka a podpisem. Ale upřímně – takto lze postupovat v jednotlivých případech, rozhodně to není řešení systémové. Pro úplnost je na místě dodat, že autorizovaná konverze funguje i opačným směrem, kdy dokáže tištěný dokument digitalizovat s platností originálu.
23.6 Pár slov závěrem
Co uvést závěrem? Přes nadšené vyznění předcházejícího textu je třeba mít neustále na paměti základní premisu, že veřejná správa je službou veřejnosti. V přípravě je mnoho dalších projektů, od elektronizace matrik přes elektronizaci Sbírky zákonů až například po myšlenky na digitalizaci voleb. Elektronizace nicméně není cílem veřejné správy, ale toliko jejím prostředkem. Je na úrovni krásně a funkčně vybavené budovy úřadu, kde jsou záležitosti občanů vyřizovány bez zbytečných překážek typu rozlámané dlažby, zaseklých dveří, rozbitého výtahu a do chodby prosakujících toalet. Vždy ale půjde pouze o nástroj, který tak jako vždy v minulosti i budoucnosti bude záviset na kvalitě, fundovanosti a vstřícnosti pracovníků, kteří ji vykonávají. Neupínejte se tedy proto na elektronizaci jako na zázračné řešení toho, aby úřad zničehonic začal fungovat bezchybně a veřejnost si ho jenom pochvalovala. Tak jako je třeba pro elektronizaci vybudovat technickou infrastrukturu, je třeba myslet i na infrastrukturu lidskou. Pokud elektronické podání doputuje k frustrovanému, demotivovanému nebo nekvalifikovanému úředníkovi, bude úplně lhostejné, jak snadno ho bylo možné odeslat, když výsledek bude tristní. Mysleme tedy na naše zaměstnance, kolegy, úředníky i neúředníky a věnujme jim stejnou péči a nadšení, jako elektronizaci. Jedno bez druhého nemůže nikdy fungovat.
Související předpisy
- zákon č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby
- zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci
- zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
- zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů
- zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech
- zákon č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci
- zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
- zákon č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti a o změně souvisejících zákonů (zákon o kybernetické bezpečnosti)
Poznámky pod čarou
[1] zákon č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby
[2] zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci
[3] zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech
[4] zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
[5] § 4 odst. 1 zákona č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti a o změně souvisejících zákonů (zákon o kybernetické bezpečnosti): „Bezpečnostním opatřením se rozumí souhrn úkonů, jejichž cílem je zajištění bezpečnosti informací v informačních systémech a dostupnosti a spolehlivosti služeb a sítí elektronických komunikací 1) v kybernetickém prostoru.“
